Comment avoir un onboarding efficace en 4 étapes ?
Alors que septembre pointe le bout de son nez, il n'y a pas que les élèves qui font leur rentrée ! Les bureaux accueillent aussi une nouvelle vague de talents, notamment des jeunes fraîchement diplômés.
À chaque rentrée, les élèves se présentent à tour de rôle, pour briser la glace. En entreprise, ça s’appelle l’onboarding. Celui-ci joue un rôle crucial dans les premiers pas des nouveaux collaborateurs au sein de leur nouvelle entreprise.
Dans cet article, découvrez comment transformer ces débuts professionnels en une symphonie harmonieuse grâce à l'onboarding. Car, on le sait, rien n’engage plus un collaborateur qu’un accueil réussi.
Pourquoi réussir l’onboarding est primordial ?
Saviez-vous que 88% des employés estiment que leur entreprise pourrait améliorer ses processus d’accueil ? Cette statistique est alarmante et démontre un échec dans la stratégie de fidélisation des employés dès le départ :
- Les 45 premiers jours d’embauche représentent jusqu’à 20% de la rotation du personnel.
- 58% des entreprises se concentrent uniquement sur le volet administratif du processus d’accueil.
- 28% des recrues quittent leur emploi après six mois.
- Les nouveaux employés ont besoin de 8 à 12 mois pour être aussi efficaces que leurs collègues.
L’onboarding, également connu sous le nom d’intégration ou d’accueil des nouveaux employés, désigne le processus par lequel une entreprise accueille, forme et intègre de nouveaux collaborateurs au sein de son environnement professionnel. Cela va au-delà de la simple formalité administrative d’embauche, et vise à créer une transition fluide et positive pour les nouveaux employés, afin qu’ils puissent rapidement contribuer de manière productive et s’épanouir au sein de l’entreprise.
L’onboarding joue un rôle essentiel dans l’intégration des nouveaux collaborateurs en leur fournissant les informations, les outils et les ressources nécessaires pour réussir dans leur nouveau rôle au sein de l’entreprise. Il vise à faciliter leur adaptation à la culture d’entreprise, à l’équipe et aux responsabilités professionnelles. L’onboarding va au-delà de la simple transmission de compétences techniques. Il englobe aussi l’acquisition de connaissances sur les valeurs, les objectifs et les normes de l’entreprise.
Les employés intégrés avec des programmes d’accueil efficaces ont 69% plus de chance de rester trois ans dans votre entreprise. 78% des employés resteraient dans leur entreprise si on leur présentait des opportunités de développement et un plan de carrière pendant le processus d’accueil. Les employés bénéficiant de programmes d’accueil et d’intégration plus longs atteignent leur premier accomplissement professionnel 34 fois plus vite que les autres employés. Il est donc primordial pour une entreprise de réussir son processus d’onboarding.
Un onboarding efficace en 4 étapes
L’accueil des nouveaux collaborateurs a toujours existé : présentation des locaux, des collègues et du fonctionnement de l’entreprise. Cependant, aujourd’hui, on y prête beaucoup plus attention, même si les premières étapes d’un onboarding sont souvent similaires. Dans 69% des cas, une visite des locaux est organisée, puis une présentation de l’entreprise par un membre de la direction dans 56% des cas. Il y a également une présentation du poste dans 55% des cas, mais aussi un petit-déjeuner ou déjeuner d’accueil dans 52% des cas. Seulement, l’onboarding ne s’arrête pas là. Il s’agit d’une immersion totale dans la culture de l’entreprise et son image de marque. Il doit y avoir un réel effort de la part de l’employeur, des managers et des professionnels de ressources humaines. En effet, un mauvais onboarding peut vite coûter cher. D’après un article de L’Express, une rupture de contrat durant la période d’essai coûterait plus de 50 000€ à l’entreprise. À ce coût vient s’ajouter le temps humain dédié au recrutement, à la gestion administrative et à la formation du salarié. Deux bonnes raisons pour les entreprises de ne pas rater un onboarding. Mais, comment s’y prendre ? Pour le savoir, suivez ces quatre étapes !
Préparez l’onboarding en amont
Un sondage réalisé par Brillant Ink révèle que 92% des salariés interrogés se sont sentis bien accueillis. Pourtant, 43% d’entre eux ont mentionné que le premier jour a semblé être désorganisé et confus. En effet, l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur ne s’improvise pas, rien ne doit être laissé au hasard.
Le processus d’intégration démarre bien avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Vous devez échanger avec les managers et membres de l’équipe sur leurs rôles lors de cette période. De plus, vous devez annoncer au reste de vos salariés la venue de ce nouveau membre. Vous pouvez effectuer une présentation, ou bien envoyer un email général en donnant son identité, sa fonction et son rôle, afin que chacun ait les bonnes informations.
Par ailleurs, désigner un mentor est un moyen efficace pour accompagner au mieux le nouveau collaborateur dans son nouvel environnement. Le mentor l’encourage à poser des questions sans avoir peur de déranger les autres membres de l’équipe, il facilite les interactions entre les collaborateurs et participe à la transmission de la culture de l’entreprise.
Enfin, il est important de préparer le matériel nécessaire et l’environnement de travail. Le fait d’anticiper ces éléments permet d’éviter toute perte de temps inutile face au nouveau salarié. Cela donnera même la bonne impression que celui-ci était attendu avec impatience !
Accueillez le nouvel arrivant le jour-J
L’arrivée d’un nouveau salarié au sein d’une entreprise est un événement important puisqu’il s’agit du premier jour en tant que collaborateur de l’entreprise. Nous vous conseillons de régler rapidement les aspects administratifs, car ils sont souvent source de préoccupation.
Pour faire bonne impression le jour-J, vous pouvez organiser un petit-déjeuner ou bien un déjeuner avec les membres de l’équipe, suivi d’une visite des locaux et une brève présentation des autres collaborateurs. Vous avez aussi la possibilité d’apporter une touche personnelle et unique en lui offrant un pack de bienvenue, contenant un t-shirt, un mug, un stylo… Bref, quelques goodies incontournables que vous pouvez personnaliser avec le nom de votre nouveau collaborateur par exemple. Tout cela a pour but que la nouvelle recrue se familiarise avec l’organisation, et se sente valorisée.
En outre, vous pouvez remettre le livret d’entreprise qui comporte toutes les informations relatives à l’entreprise. C’est également un vecteur de transmission de la marque employeur. Il ne faut donc pas le négliger ! Vous pouvez par ailleurs remettre la trame pour le rapport d’étonnement, qui mélange des questions préparées par le service des ressources humaines et des espaces vierges pour que le salarié puisse s’exprimer librement. Vous pouvez intégrer des questions sur le processus de recrutement, l’accueil au sein de l’entreprise, l’intégration et sa prise de poste, mais aussi l’interroger sur sa vision globale de l’entreprise et ses pratiques. Le fait de lui remettre dès son arrivée lui permettra de mettre ses impressions et remarques “à chaud” avant de réaliser son bilan final.
Formez le nouveau collaborateur
Bien que l’aspect humain de l’onboarding soit essentiel, gardez à l’esprit que l’intégration doit être opérationnelle. Afin d’assurer une adaptation optimale au poste de travail, vous devez fixer des objectifs clairs et réalistes, en d’autres termes des objectifs SMART, dès les premiers jours. En vous mettant d’accord avec votre nouveau collaborateur, vous éviterez ainsi les incompréhensions menant à des malentendus et déceptions.
Selon une étude menée par Jobvite, 30% des salariés ont quitté leur emploi au cours des 90 premiers jours de prise de poste. Parmi eux, 43% ont indiqué que leur fonction n’était pas en phase avec leurs attentes. C’est pourquoi mettre en place un programme de formation est nécessaire.
En organisant une période de formation ou bien en mettant en place des formations ponctuelles, vous pouvez par exemple expliquer étape par étape une mission en particulier. Vous donnerez l’occasion à votre nouveau collaborateur de véritablement prendre en main son poste, tout en lui permettant de poser des questions. Ces formations sont importantes pour sa carrière et son expérience au sein de votre entreprise.
Intégrez-le dans la culture d'entreprise
La culture d’entreprise fait référence à la politique d’une entreprise. Elle représente un ensemble de critères divers et variés tels que les principes, les missions, les valeurs, les normes… qui déterminent l’organisation ou le fonctionnement général d’une entreprise. Une culture d’entreprise engagée, cohérente et structurée participe à construire l’identité d’une marque, renforcer son unicité et sa marque employeur, la différenciant ainsi de la concurrence.
L’onboarding permet de véhiculer les valeurs de l’entreprise, sa culture et de renvoyer une image sérieuse. Donc, si un nouveau salarié adhère à la culture, aux valeurs de l’entreprise, il sera davantage investi, engagé et performant.
Souvent, il est difficile pour un nouveau collaborateur de s’intégrer au sein d’une équipe déjà formée et soudée. C’est pourquoi vous devez créer des opportunités d’échanges informels avec l’ensemble de vos salariés. Multipliez les événements conviviaux, par exemple un petit-déjeuner, un déjeuner ou encore des activités de team building, pour créer une cohésion entre la nouvelle recrue et les autres membres de l’entreprise.
Cela facilitera la communication entre chaque collaborateur, leur permettant ainsi de se découvrir et faire connaissance. Si cela se déroule bien, la nouvelle recrue se sentira à l’aise et aura envie de s’investir dans l’équipe et dans l’entreprise.
Comment savoir si votre processus d’onboarding est réussi ?
Mettre en place un processus d’onboarding c’est bien, mais mesurer son impact sur l’entreprise et son efficacité auprès de vos collaborateurs, c’est mieux. Découvrez pourquoi et comment mesurer l’impact et l’efficacité de votre onboarding.
Faites un suivi post-onboarding
Intégrer les nouveaux collaborateurs dans la culture d’entreprise et les rendre opérationnels le plus rapidement possible sont deux des objectifs principaux du processus d’onboarding. Pour mesurer ces paramètres, prenez le temps de faire un point régulièrement avec votre nouvelle recrue, pour lui permettre de s’exprimer, poser des questions et donner son ressenti sur la période écoulée. Soyez à l’écoute pour prendre note de toute difficulté rencontrée afin de mettre en place des actions correctives.
Vous pouvez également mettre en place un suivi d’avancement des projets ou comparer la performance de votre nouveau collaborateur à celle des employés actuels.
Faire un point avec le responsable ou le manager d’équipe est une solution efficace pour vous permettre de prendre connaissance du parcours d’adaptation, du niveau de compétences ou du degré d’implication du nouveau candidat dans les projets de l’entreprise.
Évaluez l'efficacité de l'onboarding
En 2023, les gens sont à la recherche d’un travail épanouissant, où ils se sentent réellement utiles et impliqués. Les entreprises qui ne sont pas attentives au bien-être de leurs salariés en paient généralement le prix fort avec des absentéismes à répétition, ainsi qu’un taux de rotation élevé qui engendre des coûts financiers non négligeables.
Pour vous assurer du succès de votre stratégie d’intégration, recueillez le retour d’expérience de vos collaborateurs par le biais d’une enquête de satisfaction ou d’un entretien individuel, ou bien grâce au rapport d’étonnement. Ce document a pour but de recueillir les impressions objectives de votre nouvelle recrue dans les quelques semaines suivant sa prise de poste. Il met en exergue des axes d’amélioration au sein de la structure globale, ou d’un service. L’entreprise est ainsi confrontée à une remise en question permanente de son fonctionnement, ce qui contribue à l’amélioration de ses performances. De plus, le rapport d’étonnement peut faire émerger des idées novatrices qui n’avaient jamais été soulevées jusqu’alors. Il va de soi que vous devez avoir l’esprit ouvert et accepter la critique, si bien sûr celle-ci est constructive.
Ces actions vous permettront de mettre en lumière les points forts et les points faibles de votre stratégie d’onboarding.
Mesurez l'impact sur l'entreprise
Le taux de turnover des nouveaux employés est un bon indicateur pour mesurer l’efficacité de votre stratégie d’intégration. Si ce dernier se montre anormalement élevé, c’est qu’il y a certainement des points importants à améliorer. Le départ d’un employé peut engendrer des conséquences significatives pour l’entreprise : perturbation de la productivité dans l’avancement des projets, coût de remplacement, impact sur la culture d’entreprise…
Analyser la santé financière de votre entreprise est essentiel dans le cadre d’un processus d’onboarding. Il va sans dire qu’une campagne de recrutement est plus ou moins coûteuse entre la publicité, le processus de sélection ou encore le coût lié à la formation du nouvel employé. Procéder à une analyse de la rentabilité financière vous permet, d’une part, de mesurer efficacement votre stratégie d’intégration en prenant en considération l’ensemble des coûts de recrutement, par rapport aux bénéfices apportés à votre entreprise. D’autre part, cette action vous aide à identifier les points à corriger ou les axes d’amélioration à privilégier dans votre processus d’onboarding. Par exemple, si vous remarquez une faible rotation des employés et une hausse de la productivité parmi les nouveaux membres ayant suivi une formation, vous pouvez décider d’investir dans l’expérience collaborateur à travers des programmes de formation engageants, ludiques et innovants.
Un processus d’onboarding présente de nombreux bénéfices, tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise. Les principaux bénéfices sont l’amélioration de la satisfaction et de l’engagement des employés, la réduction du taux de rotation et des coûts de recrutement et le renforcement de la culture d’entreprise et de l’identité organisationnelle. En somme, l’onboarding est un élément clé pour assurer une transition en douceur et fructueuse pour les nouveaux collaborateurs, tout en renforçant la culture d’entreprise et en contribuant à la croissance à long terme de l’organisation.
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